Если хочешь поработать, ляг, поспи, и все пройдет.
(Черногорская мудрость)
Работа, нагрузка, перегрузка, стресс, еще немного нагрузки, больничный, выздоровление, снова работа, нагрузка… А в это время пациенты часами ждут в коридорах.
Убежать от дел не получится, а вот управлять временем, которое вы сознательно готовы потратить на эти дела, можно. Управление своим временем (тайм-менеджмент) стоит на трех китах: планирование, расстановка приоритетов, делегирование.
Планирование
Как ни удивительно, но прежде всего нужно разобраться в себе и выявить сильные и слабые стороны, которые могут повлиять на скорость выполнения дел. Вы сова или жаворонок, что является для вас стимулом, а что тормозит активность? И как это использовать? Например, если вы — сова, то планировать совершение трудовых подвигов на раннее утро бессмысленно, если жаворонок — то фраза «вечером сяду и сделаю» не для вас. После обеда вы целый час не можете взяться за серьезное дело? Зато можно заняться бумажной работой, заполнить истории болезни, ответить на письма, не помеченные значком «высокая важность». Если вам бывает некомфортно начинать какое-то большое дело, то его можно разбить на «кусочки».
Теперь приступаем к анализу вашего рабочего дня. В течение 3–4 дней ведите дневник: записывайте все, что вы делаете, включая перерывы на кофе, перекуры, просмотр личной почты, бытовые разговоры с коллегами/медсестрой/пациентами в коридоре. А затем проанализируйте свои записи. Шанс, что вас неприятно удивит число драгоценных минут, которые вы тратите на подобную деятельность, велик. Расстраиваться не нужно, но понять, от чего из всей этой «пустой» активности вы можете отказаться, необходимо. А если от чего-то отказаться слишком сложно, то хотя бы дайте себе установку тратить на это минимум времени, например, не более трех минут.
Постарайтесь планировать каждый рабочий день. Здесь важно не только научиться планировать, но и действительно придерживаться выработанного плана. Поначалу это трудно, но со временем входит в привычку.
Если у вас частная практика, то первый прием с утра необходимо назначать за 15 минут до начала рабочего дня или до окончания обеденного перерыва: это время на регистрацию и приветственный разговор.
Во время приема сразу очертите границы разговора с пациентом. В начале встречи спросите, что его волнует, а когда он ответит, уточните, есть ли еще вопросы, которые он хочет обсудить. Далее придерживайтесь установленных в начале тем, не давая разговору уклониться в сторону.
Если регулировать перекуры/чаепития вы уже готовы, то нужно помнить еще о нескольких факторах, угрожающих вашему управлению временем: телефон, почта, рутинные дела, непредвиденные дела.
- Телефон на время рабочего дня лучше ставить на беззвучный режим. Периодически, например, раз в полтора-два часа нужно проверять, не было ли важных звонков. Отвечать на звонки лучше стоя: исследования показывают, что положение сидя предрасполагает к более долгой беседе. Предупредите коллег и родственников, чтобы в течение рабочего дня они не присылали сообщения на отвлеченные темы при помощи различных мессенджеров.
- На переписку в почте лучше не отвлекаться. Исключение могут составлять те промежутки времени, когда вы точно знаете, что на другие дела у вас сил нет. Тогда это необходимо учесть в своем плане дел на день. Безусловно, если пришло важное письмо, значимость которого перекрывает все остальное, тогда бросайте все и занимайтесь им. Но, согласитесь, такие ситуации бывают нечасто. Не следует относить к категории важных письма с негативной информацией, если речь идет преимущественно об эмоциональном компоненте. Дайте себе остыть и ответьте на это письмо позже.
- С обилием дел позволит справиться расстановка приоритетов и делегирование, о которых мы поговорим дальше. Кроме того, нет необходимости стараться сделать все дела в один день. Подумайте, что будет, если вы не сделаете это сегодня. Если никто не умрет, спокойно идите домой, предварительно спланировав завтрашний день. Современный вариант известный поговорки должен звучать так: «Откладывай на завтра то, что можешь сделать завтра».
- Чтобы минимизировать число внезапных дел, научитесь говорить «нет». Если говорить «нет» для вас очень сложно, то всегда говорите «мне необходимо подумать». Этим вы выиграете время, сумеете прикинуть, насколько вы отклонитесь от намеченного графика, придумаете, как можно договориться о переносе сроков выполнения задания. Но все же попробуйте хоть иногда говорить «нет».
Еще один нюанс, ведущий к появлению внезапных дел или избыточного числа дел, — честолюбие. Многим сложно отказаться, если вдруг их попросят написать статью в известный журнал, выступить на конференции, поруководить общественной инициативой. Но прежде чем хвататься за каждое такое предложение, попробуйте наедине с собой честно представить, сколько вы «заплатите» за это временем, здоровьем, нервами, отказом от личной жизни и т. д. И что вы получите в результате кроме двадцати секунд аплодисментов или вашей фотографии на доске почета.
Подсматривайте» за успешными коллегами: возможно, они пользуются какими-либо приемами или инструментами, которые позволяют экономить время. Старайтесь и сами быть в курсе электронных новинок, которые могут облегчить вам жизнь
Расстановка приоритетов
Всегда стоит помнить, что «работа не волк — в лес не убежит». И стараться сделать все дела сразу и срочно — занятие неприятное, бессмысленное и вредное для здоровья. Поэтому необходимо разделить все дела на 4 группы (матрица Эйзенхауэра).
Группа 1. Дела срочные и важные. Нужно делать сразу, не откладывая. Желательно, чтобы число таких дел было минимальным. А лучшим оружием против таких дел является профилактика, которая попадает уже в Группу 2.
Группа 2. Дела важные, но не срочные. То, что нужно делать во вторую очередь. Здесь поможет четкое понимание, к какому сроку вы должны сделать это дело. Например, если ваш проект курирует руководитель, то сдать работу нужно немного раньше окончательного срока — так, чтобы успеть получить и внести правки. На делах второй группы рекомендуют сосредотачивать максимум усилий и внимания.
Группа 3. Дела срочные, но не важные. Та самая неприятная часть всех дел, которая отнимает до 70% времени. Именно их нужно максимально делегировать окружающим. Если таковых не находится — подразделять, как описано в пункте 1 и 2. Главное — не путать важность и срочность. Чтобы этого избежать, достаточно ответить на вопрос: «что произойдет, если я это не сделаю».
Группа 4. Дела не срочные и не важные. Обычно к делам этой группы относят разговоры с родственниками/коллегами, обмен сообщениями в мессенджерах, просмотр социальных сетей, просмотр развлекательного контента по присланным ссылкам и т. д. Эти дела не имеют прямого отношения к вашей работе, но на них уходит масса времени. Совет один: постарайтесь максимально ограничить данные дела.
Иногда вместо нумерации групп психологи предлагают использовать цветовую шкалу по принципу светофора: важное и срочное — красный цвет (делаем сейчас), важное и несрочное — желтый цвет (делаем спокойно чуть позднее), неважное и срочное — зеленый цвет (делегируем), а оставшееся после делегирования, если все-таки необходимость сохраняется, делаем последними. Все, что не попадает в красную, желтую и зеленую группы, не делаем.
Делегирование
Если вы — ответственный человек, то бывает сложно доверить коллегам выполнить часть работы. Страхи вроде «разобьют, сломают, не успеют, проще самому сделать» заставляют всю работу взваливать на себя. Итог: вы ничего не успеваете, страдаете от нехватки времени на отдых и личную жизнь, а в случае внезапного вашего отсутствия все останавливается, т. к. никто не знает подробностей и нюансов текущих дел.
После признания того, что такая ситуация существует, от вас потребуется волевое усилие. Придется сказать себе, что вы — не единственный умный и активный член коллектива, и часть вашей работы с успехом могут выполнить остальные. Кстати, нужно быть готовым, что эти «остальные» отнесутся к идее взять на себя часть работы, которую уже привыкли считать «вашей», без всякого восторга. Хотя существуют и обратные ситуации, когда расширение функций рассматривается сотрудником как этап развития, который в дальнейшем положительно отразится на карьере.
Если вы — начальник, то делегируйте в соответствии с принципами эффективного руководства, учитывая уровень квалификации и личностные характеристики подчиненного. Обязательно интересуйтесь промежуточным результатом и прогрессом делегированной задачи. Это позволит избежать неприятных сюрпризов.
Если вы — равноправный член коллектива, то стоящая перед вами задача сложнее. Вам нужно обсудить ситуацию с руководителем, который также привык к существующему раскладу, и добиться, чтобы часть обязанностей перераспределили внутри коллектива. Делайте это максимально доброжелательно, обязательно оперируйте фактами, не поленитесь распечатать трудовой договор с описанием ваших обязанностей. Можно предоставить «дневник» вашего рабочего дня, о котором шла речь в начале статьи. Если вы сможете продемонстрировать реальную перегруженность, то шансы на успех достаточно велики. Только до похода к руководителю все же попытайтесь заняться планированием и расстановкой приоритетов. Возможно, этого окажется достаточно, чтобы навести порядок в распределении времени.
Выводы
Данная статья предлагает набор инструментов, которые позволят вам эффективно распоряжаться рабочим временем. Начинать использовать тайм-менеджмент можно в любой момент жизни, например, в бытовых ситуациях. Не успеваете читать вечерам, не знаете, как выкроить время на поход в театр, — запланируйте. Какое-то дело совпало с походом в театр — проанализируйте его по матрице Эйзенхауэра: возможно ради него не стоит отказываться от театра. Или, если выполнение этого дела можно делегировать, сделайте это.
Так, шаг за шагом, вы начнете управлять своим временем, что позволит не только повысить качество работы, но и сохранить силы на приятные и радостные дела.
Авторы: Анна Янкина, руководитель проектов международных клинических исследований, и Юлия Мохова, медицинский директор компании «Виванти».
